Пояснительная записка: правила написания, вроде

Что такое «пояснительная записка»?

Действующее законодательство не устанавливает четкого определения понятию «пояснительная записка». Несмотря на это в ходе трудовых отношений, складывающихся на государственных и коммерческих предприятиях, очень часто оформляется указанный документ.

В большинстве случаев написания данной записки инициирует руководитель организации, служба охраны. Такие действия обусловлены трудовым законодательством, обязывающее работодателей требовать в ряде ситуаций письменное объяснение от сотрудников о совершенных ими поступки.

Необходимо отметить также, что при урегулировании с сотрудниками предприятия трудовых отношений, пояснительная записка выступает основанием для выдачи приказа по кадровым вопросам.

Если говорить в общем, то под пояснительной записке имеется в виду ненормативная документация, разъясняет условия, причины действия, кого-либо события, бездеятельности, наступление определенного факта. Она оформляется сотрудником компании и предоставляется руководителю, вышестоящему лицу.

Составление данного документа - это право, а не обязанность любого работника. В свою очередь работодатель обязан требовать данный документ в письменной форме:

- До применения дисциплинарного взыскания;

- До вынесения распоряжение, касающееся взыскания определенной суммы из заработной платы работника.

В других случаях руководитель обладает правом, однако вовсе не обязан требовать от работников предоставить разъяснения (для выяснения позиции сотрудника организации в конкретной ситуации, оценки причины совершаемых действий, принятия каких-то решений).

Какими бывают объяснительные записки?

Рассмотрен документ может быть:

  • оправдательным (когда он содержит причины неправильного действия, бездействия)
  • пояснительным (когда сотрудник предприятия объясняет действия других лиц, указывает обстоятельства, а также условия возникновения конкретных событий, случившихся по причинам, независящим от его).

Как правило, в нем рассматриваются вопросы, касающиеся следующих аспектов:

  • появления на рабочем месте в состоянии опьянения (не важно при этом, оно наркотическим, токсическим или алкогольным)
  • прогула или вообще отсутствие в положенное время на рабочем месте;
  • опоздание;
  • хищения чужой собственности, совершенного на рабочем месте;
  • нарушение норм и требований охраны труда;
  • аморальных поступков;
  • предоставление неверной информации в различные инстанции;
  • дисциплины;
  • некачественного, неполного исполнения обязанностей.

Правила составления пояснительной записки

Пояснительная записка оформляется на листах А4 индивидуально и в одном экземпляре.

На некоторых предприятиях могут использоваться унифицированные формы представленного документа, утвержденной предприятием (в такой ситуации предварительно издается приказ или распоряжение по поводу утверждения, применения выбранной формы).

Пояснительная записка должна включать несколько частей:

  • фактическую (здесь необходимо указать факты, послужившие поводом для создания рассматриваемого документа)
  • причинная (здесь приводятся причины, которые могут объяснить сложившуюся ситуацию).

Каждая из них должна объективным образом отражать факты и давать им четкое объяснение.

В отличие от докладной записки в данном документе может отсутствовать логическая часть, где прописываются сделаны выводы, имеющиеся предложения.

Кроме всего, перечисленного выше, в пояснительной записке в обязательном порядке указывается следующее:

  • наименование компании, где работает работник;
  • место составления;
  • информация о получателе (ФИО, должность)
  • наименование документа «пояснительная записка»;
  • дата написания документа;
  • зарегистрирован номер;
  • подпись лица что ее написала.

В ситуациях, когда работник отказывается писать объяснительную записку, оформляется специальный акт, в котором указываются свидетели (как правило, их количество - 2 человека).

Регистрация пояснительной записки проводится в порядке, который установлен руководителем предприятия для регистрации внутренней документации.

После того, как все материалы дела будут рассмотрены, работодатель ставит на документе резолюции для исполнителя (с указанием конкретных действий).

Образец пояснительной записки

Директору ООО «Пегий пес»

Нечипоренко Н.К.

заведующего хозяйством

Пацятка Петра Прокиповича

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О причинах аварии при ремонте труб отопления

При замене труб отопления в помещении комнаты для гостей ООО «Пегий пес» по вул.Б.И.Антонича 00/00 в г. Львове, 05 марта 2015 года, в результате выброса горячей воды произошло затопление пола и срыв деревянного паркета. В аварии, произошедшей моей вины как заведующего хозяйством нету, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.

Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение пяти рабочих дней с 6 марта 2015

05.03.2015 г.. П.П.Пацятко

юридический помощник юридический помощник

» Юридическим лицам и СПД » Кадры и делопроизводство » Другое »
238,629 просмотров

Что такое «пояснительная записка»?
Какими бывают объяснительные записки?
 
Карта