Порядок согласования управленческих документов (в т. Ч. Внутреннего согласования - так называемого визирования) определено основным нормативно-правовым актом по вопросам делопроизводства - Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее - Правила № 1000/5), а именно главой 5 раздела II Правил № 1000/5.
Согласование проекта документа осуществляют в случае возникновения необходимости провести оценку целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству. Согласовывать могут как в организации должностные лица, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за ее пределами другие заинтересованные учреждения (внешнее согласование) (п. 1, 2 главы 5 раздела II Правил № 1000/5 ).
Оформление согласования документов производится в соответствии с требованиями Национального стандарта Украины ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов », утвержденного приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 07.04.2003 № 55 (Далее - ДСТУ 4163-2003).
Внимание!
Оформление реквизитов организационно-распорядительной документации и порядок их расположения должны соответствовать ДСТУ 4163-2003 (п. 11 главы 1 раздела II Правил № 1000/5).
Внутреннее согласование осуществляют путем проставления визы, которую оформляют в соответствии с пунктом 5.25 ДСТУ 4163-2003. Виза включает следующие элементы:
- личную подпись;
- инициалы (инициал имени), фамилия должностного лица, визирует документ;
- дату визирования.
- при необходимости - должность лица, визирует документ.
Читайте также: Обязательные реквизиты приказа
Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в организации. Проекты распорядительных документов визируют на первом экземпляре.
В некоторых случаях допускается поаркушного визирования документов. Виды документов, требующих поаркушного визирования, отмечают в инструкции по делопроизводству организации.
Внимание!
Согласно пункту 6 главы 5 раздела II Правил № 1000/5 перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ в организации, определяет работник, который создает документ, опираясь на его содержание.
В соответствии с пунктом 7 главы 5 раздела II Правил № 1000/5 внутреннее согласование проекта документа зависит от его содержания и проводится в следующей последовательности: работником, который подготовил документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, функциональными, территориальными подразделениями (при необходимости) , должностными лицами, говорится в проекте документа как исполнителей, финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером) (если проект документа касается финансовых вопросов), руководителем юридической службы (юристом ) (В случае согласования проектов нормативно-правовых актов, организационных и распорядительных документов учреждения), заместителем руководителя учреждения, который отвечает за вопросы, содержащиеся в проекте документа.
Читайте также: Гриф утверждения и гриф согласования: определяем разницу
За содержание документа, визируется несколькими лицами, такие лица несут ответственность в соответствии с компетенцией (п. 9 главы 5 раздела II Правил № 1000/5).
Согласно Сборнику унифицированных форм организационно-распорядительных документов, утвержденного протоколом Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 20.06.2006 № 3 (далее - Сборник форм ОРД), заявление - это письменное официальное сообщение и / или просьбы, подают на имя должностного лица, как правило, руководителя организации. Заявления относятся к организационным документов.
С учетом сказанного, а также унифицированной формы заявления гражданина о принятии на работу, помещенной в сборнике форм ОРД, внутреннее согласование заявления о принятии на работу не применяется в делопроизводственной практике. Управленческое решение о принятии работника и поручения кадровой службе по оформлению приказа о приеме на работу в руководитель организации фиксирует в резолюции, которую проставляют на свободном от текста заявления месте, как правило, в верхней части первого листа заявления.
Читайте также: Оформление реквизита «Подпись»: 13 правил
Требования к оформлению резолюций отличаются от тех, что предъявляют к реквизита «Визы», и изложены в пункте 5.18 ДСТУ 4163-2003.
по визирования заявлений о переводе и освобождение , То согласно Рекомендациям по составления и оформления заявления, помещенными в Сборнике форм ОРД, при необходимости заявление может завизировать должностное лицо (руководитель структурного подразделения, где работает заявитель, руководитель кадровой, финансовой или юридической службы и т.д.), которая участвует в решении нарушенного в заявлении вопрос.
На практике заявление о переводе на другую должность в том же подразделении обязательно визирует руководитель подразделения, а если речь идет о переводе в другое структурное подразделение - то оба руководителя.
Четких требований или установок по визирования заявлений об увольнении нет. Впрочем, вполне логично, что такое заявление первую очередь следует согласовать с руководителем структурного подразделения, где работает работник.
Внимание!
По своей сути виза является так называемым управленческим реквизитом. Виза должностного лица, ответственного за определенные вопросы (направление) деятельности организации, показывает лицу, согласно полномочиям подписывает документ, замечания к проекту отсутствуют.
Конкретизировать кто и в какой последовательности визировать различные виды приказов или иных управленческих документов необходимо в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации.
